Eigene Archiv Verwaltung

Diskutiere Eigene Archiv Verwaltung im Windows 7 Sonstiges Forum im Bereich Windows 7 FAQ; Es kennt jeder, dass Problem mit der Dokumenten- Verwaltung. Da ich selber immer einen ordentlichen virtuellen Schreibtisch habe, und das auch in...

  1. #1 MikeNuo, 25.05.2012
    MikeNuo

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    Es kennt jeder, dass Problem mit der Dokumenten- Verwaltung.
    Da ich selber immer einen ordentlichen virtuellen Schreibtisch habe, und das auch in Zukunft so bleiben soll,
    habe ich mir folgendes ausgedacht:


    Eine selbst erstelle Archiv- Verwaltungs- Tabelle ​


    Manche werden jetzt denken:
    "Dafür kann man doch eine Datenbank oder sogar ein dafür programmiertes Programm nehmen"

    Aber um Programme oder sogar eine Datenbank zu führen, bedarf es speziell in der Datenbank- Führung Kenntnisse mit
    der Erstellung und Programmierung einer Datenbank z.B. bei Office & Co. Da ich aber eher auf die leichte Art etwas vorstellen
    möchte was auch jeder einfach und schnell Interpretiert, ist meine Vorgehensweise eher für Anfänger in der Archivierung von
    Dokumenten bestimmt!


    Download der Tabelle und Ordner: Den Anhang MIGR_-_NASC_-_Order_-_Archiv.zip betrachten


    Kommen wir zum erklären meiner Archiv- Verwaltungs- Tabelle

    Die Excel- Tabelle besteht aus 8 Ertragsmöglichkeiten:


    1. Eintragungsnummer (Abkürzung: E)
    2. Laufwerk (Abkürzung: L)
    3. Archiv (Abkürzung: A)
    4. Name (Abkürzung: N)
    5. Jahr (Abkürzung: J)
    6. Dokument
    7. Pfad
    8. Format



    1. Eintragungsnummer (Abkürzung: E)
    In dieser Zeile wird nur die Zahl des Eintrages erfasst. Das habe ich nur aus dem Grund gemacht, um eine kleine Statistik
    zu bekommen. Die mir die genaue Anzahl der Archivierten Dokumente anzeigt.

    2. Laufwerk (Abkürzung: L)
    Hier wird eingetragen auf welchem Laufwerk sich das Dokument befindet (z.B. auf Laufwerk "D").

    3. Archiv (Abkürzung: A)
    Ich habe mir das so erstellt das ich einen Ordner habe der z.B. MIGR_-_Daten heißt, und in diesem Ordner befinden sich Ordner
    von A-Z also 26 Ordner. Wenn ich z.B. ein Dokument habe was ich Archivieren möchte das mit dem Anfangs- Bustaben "H" beginnt,
    lege ich dieses Dokument in den Ordner "H", und trage es dann auch in der Excel- Tabelle unter Laufwerk (Abkürzung: L) ein.

    4. Name (Abkürzung: N)
    Hier sollte der Name den das Dokument gehört eingetragen werden. Ich selber kürze meinen Vor und Nachnamen ab, und das kommt
    dabei raus: "MIGR".

    5. Jahr (Abkürzung: J)
    Hier kann man das Jahr eintragen, wann man das Dokument archiviert hat. z.B. 12.

    6. Dokument
    Da sollte man den Namen des Dokumentes eintragen z.B. Lohnabrechnung-Januar-2012.

    7. Pfad
    Damit man ohne suchen gleich die Datei öffnen kann, kann man hier den Pfad eintragen.
    Wenn du z.B. ein PDF Dokument namens "Maxis-Einladung" auf das Laufwerk "D" und in das Archiv unter "M" legst, sollte der Pfad
    wie folgt aussehen: D:\MIGR_-_Daten_-_Archiv\M\Maxis-Einladung.pdf

    8. Format
    Hier das Format der Datei eintragen (z.B. wie bei Punkt 7. Pfad).

    Ich selber bin damit zufrieden, und kann damit ohne Probleme arbeiten. Doch ich selber erstelle mir gerade eine Datenbank, wo es
    noch etwas vielseitiger ist. Aber wie gesagt, um das zu beherrschen (Wegen den ganzen Codes etc.) mit der Datenbank,
    muss man erst wissen wie man so etwas erstellt bzw. Programmiert! Falls Du fragen hast bezüglich dieses Themas, kannst du mir gerne
    schreiben. Du kannst natürlich das Dokument verändern wie Du willst.
     
  2. #2 areiland, 26.05.2012
    Zuletzt bearbeitet: 26.05.2012
    areiland

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    Eine Datenbank würde Dir das auch bieten! Den Primärschlüssel (Eintragsnummer) würde sie automatisch bei Erfassung zuweisen, die anderen Daten würdest Du bei Aufnahme des Dokuments in eine Erfassungsmaske (Selbstdefiniert) eingeben können. Ausserdem würde Dir eine Datenbank die Möglichkeit bieten, das Dokument aus der Datenbank heraus zu öffnen, zu drucken, Vorschauen anzusehen, abzuspielen (ohne dass Du ein PlayerFenster siehst) etc. Im anderen Thread hab ich Dir das schon mal nahegelegt - weil Du ja Bastler bist!

    Also wo bleibt Dein Ehrgeiz, eine Lösung zu erarbeiten, die alle Daten in einer kleinen Datenbank hält - statt tausend Ordner zu erstellen - und sich an den Dateipfaden orientiert. Ne Excel Tabelle, oder ein entsprechendes Pendant von Open Ofice, kann jeder erstellen und ist nicht sonderlich aufregend.
     
  3. #3 MikeNuo, 26.05.2012
    MikeNuo

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    Ja, ich bin ja schon dabei mir eine Datenbank zu erstellen, dass habe ich auch oben geschrieben. Will nur eine von vielen Möglichkeiten hier zu Wort bringen, wie jeder weiß gibt es genügend Leite die es nie hinbekommen werden.
    Und das soll halt für "Leihen" eine Möglichkeit darstellen.

    :D
     
  4. #4 urmel511, 26.05.2012
    urmel511

    urmel511 Erfahrener Benutzer

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    Jep ... 15 Jahre Kampf mit Access. Rate mal wer gewonnen hat. Ich nicht ...
    ... aber dank guten Ordnungssystem auf dem PC brauche ich auch keine Datenbank. Da finde ich auf Anhieb ohne suchen alles.
     
  5. #5 MikeNuo, 26.05.2012
    Zuletzt von einem Moderator bearbeitet: 26.05.2012
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    Ja, bei mir speziell geht es um Dokumente ... Median wie Musik, Bilder habe ich auch nur grob sortiert.

    Aber gibt es zu OpenOffice Base eventuell eine Vorlage für das Archivieren?
    Das man in etwa weis wie das funktioniert.

    Danke
     
Thema: Eigene Archiv Verwaltung
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